Rolul controlului intern în desfasurarea corespunzatoare a activitatii financiar contabile din unitatile cu specific de cazare

Controlul intern elimina abaterile si piedicile si asigura atingerea obiectivelor fixate.

Chiar si cea mai mica exploatatie hoteliera necesita înregistrarea informatiilor contabile în legatura cu încasarile si cheltuielile, precum si controlul exactitatii lor. Cu atât mai mult, directiunea si actionarii unui mare hotel sunt interesati sa instituie un sistem de control, pentru a fi siguri de punerea eficienta în valoare si conservarea patrimoniului.

Controlul intern se traduce prin toate procedurile si metodele de control care permit masurarea, evaluarea si asigurarea eficacitatii si justetei informatiei contabile.

Principala caracteristica a sistemului de control intern este separatia si independenta functiilor operationale) care stau la originea faptelor), contabile( care înregistreaza faptele în contabilitate) si de control( care verifica concordanta si exactitatea faptelor). Aceasta separatie constituie mecanismul de baza pentru protectia împotriva fraudelor si erorilor si pentru asigurarea corectitudinii informatiilor contabile. Niciun alt departament sau serviciu operational sau functional nu trebuie sa poata exercita vreun control asupra înregistrarii informatiilor contabile, ceea ce de fapt reprezinta principiul autonomiei contabilitatii.

În egala masura, este necesar ca regulile de contabilizare sa fie exact si complet definite, sa corespunda nevoilor directiei si sa fie respectate.

Premisele aplicarii practice a controlului intern sunt reprezentate de competenta si integritatea morala a întregului personal; capacitatea responsabililor de a asigura supervizarea eficace si permanenta a activitatii; selectia, formarea si supervizarea lucratorilor care asigura

tratarea informatiilor contabile. Aplicarea practica a controlului intern al corectitudinii înregistrarilor are la baza efectuarea de controale intermitente( prin sondaj) si controale reciproce.

Conceperea, aplicarea si supervizarea controlului intern revin, în principiu, directiei. În cazul în care directorul general nu este proprietarul afacerii, este posibil ca cel care se ocupa de control sa fie angajat direct de catre entitatea proprietara. Pe aceasta cale se asigura autonomia deplina a controlului intern, directorul general putând fi controlat el însusi. Controlorul va raspunde în fata directorului general numai din punct de vedere al disciplinei muncii. În cest caz, controlorul este cel care asigura organizarea activitatii persoanelor cu atributii de control.

Controlul miscarii banilor are o importanta primordiala în activitatea de cazare deoarece:

- o mare parte a serviciilor sunt încasate în numerar;

- cresterea importantei debitorilor impune aplicarea de controale riguroase, termenele de recuperare trebuind sa fie, în principiu relativ scurte;
- cu exceptia grupurilor de turisti si manifestarilor de tipul conferintei, totalul încasarilor este compus dintr-o multitudine de mici încasari, fiecare în parte corespunzând unui client individual;
- în principiu, clientul este mereu altul;
- din ce în ce mai mult, furnizorii solicita plata în momentul livrarii sau consimt asupra unor vânzari pe credit numai pentru perioade scurte;
Controlul miscarii banilor priveste, deopotriva, controlul încasarilor- care constituie obiectul de activitate al unui compotament specializat din cadrul serviciului contabilitate-si controlul platilor.
Elementele de baza ale controlului încasarilor sunt:

- înregistrarea încasarilor se face pe tipuri de încasari si pe puncte de vânzare;
- înregistrarea încasarilor se face pe baza notelor de plata eliberate;
- toate serviciile prestate si cheltuielile efectuate în favoarea clientului trebuie înregistrate zilnic, cât mai rapid posibil, pe baza documentelor justificative;
-încasarile vor fi depuse la banca în cel mai scurt interval de timp posibil;
-operatiunile de schimb valutar vor fi supuse unui control riguros, dat fiind ca nu constituie o operatiune normala, ci mai degraba o derogare.
În ceea ce priveste controlul platilor, regulile de control intern fac referire la:

- separarea functiilor de platasi de înregistrare contabila;
- aplicarea unor proceduri riguroase de autorizare si control al cheltuielilor înaintea efectuarii platilor;