Evidenta operativasi principalele documente folosite în activitatea de cazare

Activitatea de cazare presupune:

-operatii de rezervare si închiriere a spatiilor de cazare;

-operatii de urmarire si încasare a tarifelor pentru serviciile prestate.

Rezervarea spatiilor de cazare se face pe baza comenzilor verbale ale pasagerilor sau a “Comenzii de rezervare” întocmita de agentiile de turism. Acestea cuprind denumirea si adresa unitatii solicitante, numarul pasagerilor si sursele lor sau ale delegatului turistilor, numarul locurilor si durata cazarii. Comenzile se înscriu în „Registrul de evidenta a comenzilor”.

La cazare receptionerul completeaza datele de identitate ale clientilor în cartea de imobil si întocmeste „Diagrama grupului” în vederea repartizarii locurilor de cazare. Aceasta cuprinde tariful, numarul de zile, suma de încasat, date ce se înscriu ulterior în „Situatia prestarilor si decontarilor”.

Pe baza situatiei întocmite, receptia emite „Nota de plata” care serveste decontarii în numerar sau pe baza filelor din carnete CEC cu limita de suma. Pentru decontarea prin virament este necesara întocmirea facturii, un exemplar al acesteia fiind remis conducatorului de grup.

Notele de plata se centralizeaza la sfârsitul zilei în „Borderoul notelor de plata”.

Evidenta operativa se realizeaza cu ajutorul:

a) „Diagramei locurilor libere si ocupate” care urmareste situatia spatiilor de cazare;

b) „Situatiei prestarilor si decontarilor” care reflecta în orice moment sumele datorate de clienti si încasarea lor pe feluri de servicii;

c) „Raportului de gestiune” care stabileste zilnic situatia realizarilor si a încasarilor distinct pe servicii prestate si modalitati de încasare.

Activitatea de cazare impune si întocmirea de documente care sa consemneze cheltuielile aferente, ca de exemplu: „Bonuri de consum materiale”, „State de salarii”, „Situatii de calcul a amortizarii” etc.