Sistemul specific de contabilitate hoteliera – scurt istoric si particularitati

În cursul anului 1925, la initiativa hotelierilor din New York, un grup de profesionisti- hotelieri si experti contabili – au definit bazele unui sistem specific pentru prezentarea imformatiilor contabile. Odata nascut Uniform System of Accounts for Hotels and Restauranrs, si tinând cont de
succesul initiativei, Asociatia Hotelurilor si Motelurilor Americane a decis sa îl adopte si sa îl considere drept sistemul contabil al industriei hoteliere americane.

Scopul primordial a fost sa ofere unitatii de cazare o contabilitate adaptata exploatatiei si nevoilor sale, un mijloc simplu si eficace pentru a urmari si controla activitatea hotelului. În acelasi timp, prezentarea informatiilor se face într-o forma omogena, standardizata ceea ce permite atât comparatiile în timp cât si între hoteluri.

Din 1925 sistemul a fost modificat si îmbunatatit, dar principiile de baza au ramas aceleasi. În prezent este utilizat pe scara larga nu numai în Statele Unite, ci si pe plan international si în special în Europa. Cvasigeneralizarea sistemului la nivelul lanturilor hoteliere este determinata si de diversitatea sistemlor contabile nationale ale diferitelor tari de amplasare.

Eficacitatea sistemului este demonstrata prin natura informatiilor oferite perfect adaptate nevoilor, fiabilitatea si operativitatea lor data fiind simplitatea procedurilor de lucru. Pe aceasta cale se ajunge la transformarea contabilitatii într-un real instrument de gestiune, care permite adoptarea celor mai bune decizii.

Principiul sistemului consta în înregistrarea operatiunilor simultan, dupa natura lor( în concordanta cu reglementarile contabile nationale) si pe activitati. Astfel încasarile si cheltuielile directe vor fi înregistrate distinct, pentru fiecare prestatie în parte. Fiecarei prestatii îi va corespunde un departament operational. Cheltuielile indirecte, care nu pot fi asociate unei prestatii anume, sunt regrupate în cadrul departamentelor functionale.

Departamentele operationale sunt cele care genereaza, concomitent venituri si cheltuieli( cazare, alimentatie etc.). Poate fi acceptata constituirea unui departament operational în conditiile unui venit realizat de minim 10% din veniturile totale ale unitatii de cazare. Celelalte prestatii, cu o
pondere minora, sunt reunite într-un departament numit alte servicii operationale.

Invariabil departamentele functionale considerate sunt în numar de trei: administratie si gestiune generala, marketing, energie si întretinere.

Pentru ca sistemul sa îsi dovedeasca pe deplin eficacitatea, structura organizatorica pe departamente ar trebui sa reproduca exact distinctia facuta în cadrul sistemului contabil. În acest sens activitatile de marketing-vânzari ar trebui sa constituie un departament aparte.

Introducerea sistemului prevede atribuirea unui cod fiecarui departament. Potrivit reglementarilor contabile, înregistrarea operatiunilor se face în conturi obligatorii. În cadrul sistemului specific, simbolului fiecarui cont de cheltuieli sau venituri îi va fi asociat codul departamentului corespunzator, ceea ce va rezulta fiind un plan de conturi propriu fiecarui departament pentru conturile din clasele 6 si 7, înregistrarile contabile efectuându-se în consecinta. Practic fiecare cont de chetuieli din planul general de conturi va prezenta cel mult un numar de subconturi( analitice) egal cu numarul total de departamente; fiecare cont de venituri va prezenta cel mult un numar de subconturi analitice egal cu numarul departamentelor operationale. În acest fel, fiecare operatiune poate fi înregistrata în contabilitate, simultan, dupa natura sa si pe activitati(departamente).

Desi sistemul se dovedeste axat pe controlul exploatarii, întocmirea situatiilor financiar-contabile obligatorii se face fara complicatii. În acest context se înscrie întocmirea lunara a balantei de verificare conform art. 22 din Legea nr.82/1991. Conturile din planul de conturi general vor fi înscrise firesc, în ordinea numerica a simbolurilor, pentru fiecare departament fiind utilizata coloana suplimentara. Evident suma aferenta fiecarui cont de cheltuieli si venituri din planul general de conturi va fi rezultatul adunarii sumelor pentru toate departamentele. În conditiile utilizarii calculatorului, întocmirea balantei de verificare potrivit unei asemenea proceduri nu ridica probleme.

Permitând si elaborarea situatiilor contabile financiare obligatorii sistemul specific este exact adaptat întocmiri unor situatiii de gestiune: tabloul de sinteza intitulat Contul de exploatare si rezultate si tablourile detaliate pentru fiecare departament.

Contul de exploatare si rezultate ofera o imagine de ansamblu a activitatii unitatii de cazare. Orizontul de timp al informatiilor difera pe realizari ale perioadei analizate sau realizari cumulate de la începutul anului. Prin întocmirea pe coloane pentru fiecare orizont de timp pot fi realizate comparatii.

Ansamblul veniturilor si cheltuielilor directe sunt regrupate pe departamente operationale, iar în cadrul acestora pe categorii omogene( cost de achizitie, cheltuieli de personal, alte cheltuieli directe). Pentru fiecare departament operational, dupa deducerea cheltuielilor proprii se obtine:
marja neta sau profitul departamentului. Prin însumarea marjelor nete aferente tuturor departamentelor operationale obtinându-se marja neta totala.

În continuare prin scaderea cheltuielilor aferente departamentelor functionale se obtine rezultatul brut din exploatare care indica performanta realizata la nivelul gestiunii curente a unitatii. Cheltuielile grupei respectiv alte cheltuieli sunt deduse din rezultatul brut din exploatare, în acest fel
obtinîndu-se rezultatul exercitiului înainte de impozitare iar prin deducerea impozitului se obtine profitul net.