Organizarea si functionarea serviciului financiar-contabil la nivelul unei unitati de cazare de tip hotel

Conducerea serviciului contabilitate revine contabilului sef. Serviciul contabilitate regrupeaza urmatoarele compartimente: casa-facturare, casierie generala, controlul încasarilor, debitori, furnizori, trezorerie.

Dupa ce înregistreaza toate prestatiile furnizate clientului, compartimentul casa-facturare asigura încasarea notei de plata sau transmiterea ei la compartimentul debitori, daca s-a acceptat constituirea unui drept de creanta. Lucratorul de noapte este cel care procedeaza la înregistrarea
contravalorii serviciilor de cazare si elaboreaza rapoartele de activitate ale zilei.

Casieria generala primeste încasarile zilnice de la compartimentul casa-facturare si de la celelalte puncte de vânzare din unitatea de cazare, le depune la banca, procura moneda divizionara si asigura gestiunea generala a caselor din întreaga unitate de cazare. Ea joaca rolul de banca interna.

Controlul încasarilor garanteaza realitatea vânzarilor înregistrate. În acest sens, asigura verificarea vânzarilor înregistrate, întocmeste rapoartele interne si pregateste înregistrarile contabile cu privire la vânzari.

Compartimentul debitori efectueaza înregistrarea contabila a creantelor constituite pe seama clientilor care nu achita serviciile la parasirea unitatii si asigura urmarirea lor. Compartimentul furnizori înregistreaza, controleazasi urmareste platile efectuate de unitatea de cazare.

Trezoreria este responsabila de înregistrarea si controlul operatiunilor bancare si de casa. Ea verifica depunerile la banca ale casieriei generale si asigura virarea sumelor datorate furnizorilor, precum si plata personalului.

Compartimentul casa-facturare trebuie sa centralizeze ansamblul vânzarilor realizate în unitatea de cazare. Zilnic se determina cifra de afaceri a unitatii, precum si suma datorata de fiecare dintre clientii prezenti.

Atributiile casieriilor difera, dupa cum este vorba despre lucratorul de zi sau lucratorul de noapte. În cursul zilei, în cadrul compartimentuli casa-facturare se desfasoara urmatoarele operatiuni principale:

-înregistrarea în fisele de cont( conturi) ale clientilor cu cazare a serviciilor de care au beneficiat mai putin serviciul de cazare;
- efectuarea operatiunilor de schimb valutar;
-întocmirea notelor de plata(facturi) si încasarea lor.
În cursul noptii principalele lucrari realizate sunt:
-înregistrarea în fisele de cont ale clientilor a serviciului de cazare;
-închiderea( aducerea la zero) a caselor de marcat;
- închiderea conturilor clientilor si elaborarea rapoartelor de activitate ale zilei.
Daca atributiile diurne ale compartimentului casa-facturare nu ridica probleme deosebite, traditional, în România lucrarile realizate în cursul noptii nu se extind la centralizarea vânzarilor din întreaga unitate.

În afara înregistrarilor în fisele de cont ale clientilor a serviciului de cazare, lucratorul de noapte urmareste încadrarea sumelor datorate de catre clienti în plafonul de credit stabilit. Situatia exacta a clientilor care au depasit plafonul este prezentata front-office mangerului, care hotaraste
asupra oportunitatii ca notele de plata la zi sa fie prezentate clientilor pentru achitare.

Închiderea conturilor clientilor- stabilirea rezultatelor operatiunilor angajate la nivelul front-office-ului si a sumelor datorate de clientii prezenti în unitatea de cazare permite întocmirea decontului zilnic. În acelasi timp la receptie este întocmit raportul receptionerului de noapte care cuprinde informatii statistice cu privire la miscarea clientilor si ocuparea clientilor. În România informatiile decontului zilnic si raportului receptionerului de noapte se vor a fi reunite în raportul de gestiune.

Încasarile fiecarui punct de vânzare din unitatea de cazare sunt depuse în casieria generala. Depunerea se realizeaza prin intermediul plicului de casa care contine încasarile în numerar precum si recapitulatii ale cecurilor si cartilor de plata acceptate, un asemenea plic fiind pregatit la nivelul fiecarui punct de vânzare.

În fiecare zi lucratoare, casierul general trebuie sa predea la banca numerarul depus la casieriile hotelului, precum si cecurile acceptate. O copie a borderourilor de depunere la banca a numerarului- lei si devize – si a cecurilor este transmisa la trezorerie( compartimentul financiar).

În fine, casierul general întocmeste raportul general al casieriei, cu privire la ansamblul încasarilor unitatii. Acest raport este transmis controlorului încasarilor, care-l cofrunta cu deconturile încasarilor si rapoartele compartimentului casa facturare si îl pune la dispozitia compartimentului trezorerie.

Trezoreria asigura verificarea finala a ansamblului încasarilor unitatii de cazare.

Din motive de eficacitate a activitatiii si a controlului intern, este necesara separarea gestiunii conturilor clientilor care au parasit unitatea de cazare fara ca serviciile prestate sa fie achitate, de gestiunea conturilor clientilor prezenti înca în hotel. Compartimentul debitori este responsabil de conturile clientilor pentru care încasarea serviciilor se face ulterior.

În acest caz, la plecare, nota de plata îi este prezentata clientului pentru semnatura. Compartimentul casa-facturare asigura transmiterea notei de de plata controlorului încasarilor pentru verificare. În cele din urma nota de plata intra în posesia compartimentului debitori, care întocmeste factura de transmis clientului. În continuare, compartimentul debitori îsi asumatinerea la zi a conturilor individuale ale clientilor. Gestiunea conturilor clientilor cuprinde analiza periodica a creantelor, în functie de vechimea acestora, precum si în caz de întârziere, stabilirea unui contact cu clientul.

Lunar este întocmita o balanta de verificare pentru fiecare categorie de clienti, cu nominalizarea fiecarui client în parte. Balantele realizeaza un clasament al creantelor în functie de vechimea acestora: pâna la 30 zile, 30-60 zile, 60-90 zile, peste 90 zile. De asemenea sunt incluse informatiile cu privire la eventuaele contacte stabilite cu clientul- datele apelurilor telefonice, corespondentelor transmise, contractelor directe.

Totalurile balantelor realizate pe categorii de clienti permit întocmirea unei recapitulatii generale, care include si sumele primite sub forma de plati în avans din partea clientilor.

Politica de stabilire a contactelor cu clientul în caz de întârziere a platii este definita de directia fiecarei unitati de cazare. Este recomandabil ca prima luare de contact sa fie realizata cel mai târziu la 30 de zile dupa trimiterea facturii, iar urmatoarea într-un interval de maximum 15-30 de zile care urmeaza. Daca la primul termen nu trebuie lasat sa transpara vreun dubiu cu privire la solvabilitatea clientului, la cel de al doilea termen se justifica expedierea unei scrisori recomandate, prin care clientul sa fie informat despre iminenta introducerii unei actiuni în instanta în caz de întârziere pe mai departe a platii. În extremis creantele nerecuperabile sunt înregistrate ca pierderi.

Lista clientilor insolvabili trebuie tinuta la zi, pentru a se evita acordarea de noi servicii si implicit dificultatile în încasarea noilor sume